Toisenlainen vuosikokous

12.11 Lari Karreinen 2 Comments


Entä jos vuosikokouksesta saisi virtaa ja innostusta sekä vahvaa sitoutumista tulevan vuoden toimintaan?

Kolme vuotta sitten sata nuorta istui vuosikokouksessa toista tuntia kuuntelemassa muutaman asiankohdan sanamuotojen vääntöä. Nuoruutensa voisi käyttää toisinkin. Näin ajatteli myös tapahtumasta vastannut nuorisotoimikunta. He halusivat, että jokainen nuori pääsisi osallistumaan ja tapahtuma innostaisi, ei hyydyttäisi.

Niinpä seuraavana vuonna Punaisen Ristin nuorten vuosikokouksen työskentelymenetelmäksi valittiin open space. Työpajan alussa nuoret itse loisivat aiheet, joista keskustellaan. Mitään aiheita ei siinä suunnitella etukäteen. Teema nousi toimintalinjauksesta: tavoitteena oli jäsenmäärän tuplaaminen 2017 mennessä.

Tehtävänanto oli, että suunnitelkaa toimenpiteet, joilla saadaan uusia nuoria vapaaehtoisia mukaan toimintaan. Ja ne, joita kiinnostaa enemmän kannanoton kirjoittaminen tai sääntöjen viilaus, voivat keskittyä niihin. Keskustelua saa vaihtaa aina kun haluaa. Vähän järjestäjiä huoletti, että entä jos 100 nuorta eivät keksikään mitään?


Hetki, kun työskentely avattiin nuorille, oli jännittävä. Sata nuorta istuskeli piirissä ison salin reunoilla. Ensin sieltä nousi yksi aihe, sitten toinen ja lopulta oli toistakymmentä työpajaa. Osallistujat saivat valita mihin halusivat osallistua. Osallistu sinne, missä voit olla parhaiten hyödyksi. Jos jokin keskustelu ei anna sinulle enää mitään, vaihda seuraavaan.

Kaikilla mahdollisuus olla osana päätöksiä


Tuloksena oli valtava energia. Nuoret suunnittelivat toimenpiteitä sellaisella innolla, että sitä harvoin näkee vuosikokouksissa. Ja kaikki saivat äänensä kuuluviin. Jokainen tunsi olevansa mukana. Osa suunnitteli käytännön toimenpiteitä, osa kävi linjakeskusteluja, muutama valmisteli kannanottoa ja innokkaimmat pilkunviilaajat pääsivät sääntötyöpajassa intohimonsa äärelle. Nuorten kokemuksia voit lukea tiedotteesta.



Seuraavana vuonna tehtävänantoa tarkennettiin: suunnitelkaa kokeiluja, jotka voitte tehdä seuraavan parin kuukauden aikana. Nopeasti toteutukseen. Vuosikokouksessa nuoria puhutti se, kun Punaisen Ristin vastaanottokeskuksen työntekijöitä oli heitetty kivellä. Syntyi ajatus kannanotoksi. Ei kiviä -kannanotto suunniteltiin heti paikanpäällä, kuvattin ja laitettiin nettiin. Tekemisen toimintakulttuuri vahvistui.

Kannanotot ja työpajoissa toimenpiteiden muodossa syntyneet aloitteet hyväksyttiin virallisessa kokouksessa seuravana päivänä. Perinteinen kokous oli nopea muodollisuus. Suurin osa luottamushenkilöiden ajasta käytettiin toimintaan: yhteissuunnitteluun ja keskusteluun. Tuloksena oli sekä käytännön tekoja että vahva yhteisöllinen kokousviikonloppu.



Aloitteista nopeisiin kokeiluihin

Vuosikokouksessa oli tapana kirjoittaa iso kasa aloitteita, joihin kasattiin paljon muutostoiveita. Monessa järjestössä vuosikokousaloitteet jätetään keskustoimiston ja hallituksen harteille. Valitettavan usein ne katoavat mustaan laatikkoon ja niistä sitten raportoidaan se, mikä muistetaan vuoden päästä. Työntekijöillä saattaa olla vähän huono omatunto, kun ei ehtinytkään valmistella ja toteuttaa kaikkia ajatuksia. Vuosikokousedustajat saattavat olla pettyneitä, kun suuret toiveet eivät toteutuneetkaan.

Nyt tämä käännettiin toisinpäin. Kokouksessa suunniteltiin seitsemän nopeaa kokeilua uusien mukaansaamiseksi. Ne toteutettiin seuraavien parin kuukauden aikana ja niihin osallistui 330 uutta nuorta.

Kun osallistujat olivat itse suunnittelemassa toimenpiteitä, energia kantoi vielä kuukausia kokouksen jälkeen toteutukseen saakka. Sitoutuminen tapahtui open space -työpajan muutamien tuntien aikana.

Tämä ei poista rakenteellisempien ja isompien aloitteiden tarvetta. Ne voidaan suunnitella osana open spacea, hyväksyä ja toteuttaa entiseen tapaan. Pienten kokeilujen kautta on helpompaa levittää toteutus koko järjestökentälle.

Miten käytät yhteistä aikaa?

Kun vapaaehtoisten ja luottamushenkilöiden aika on yhä tiukemmalla, motivaatio ja jaksaminen mietityttää monessa järjestössä. Tarvitaan uusia, parempia keinoja käyttää yhteistä aikaa.

Vuosikokouksen jälkeen osallistujilta tulvi myönteistä palautetta sekä järjestäjille, että minulle. Tämä on tähän saakka ollut ainoa kerta, kun osallistujat ovat tulleet kiittämään ja halailemaan vielä viikkoja työpajan jälkeen. Tämä ei sinänsä ole ihme. Itseohjautuvuusteorian mukaisesti ihmisiä motivoi vapaus (autonomia), kyvykkyyden tunne ja yhteisöllisyys. Open space -työskentely mahdollistaa nämä kaikki.
A photo posted by SPR Varsinais-Suomen nuoret (@sprvsnuoret) on
Perinteinen kokous on toimiva keino päättää yksinkertaisista ja suoraviivaisista asioista. Isoissa kokouksissa aika menee muutamien ihmisten perättäisten puheenvuorojen kuunteluun. Jäsendemokratian kannalta on tärkeää, että jokainen tulee kuulluksi ja se harvoin toteutuu isoissa kokouksissa. Kuulluksi tulemiseen, innostamiseen, luovuuteen ja vahvaan sitoutumiseen on olemassa monia parempia menetelmiä. Open space on yksi innostusta vapauttava ja sitoutumista synnyttävä osallistava menetelmä.

Tämä voi toimia nuorilla, mutta entä aikuisilla?

Pari viikkoa tuon 2014 vuosikokouksen jälkeen vedin 100 osallistujan open spacen eläkkeelle jääneille opettajille. Erään osallistujan palaute oli:
"Alussa tuntui vähän sekavalta, mutta sait meidät mummotkin innostumaan!"
Open space toimii aina, kun aihe on osallistujille tärkeä ja heillä on siitä osaamista. Kuitenkin tärkeämpää kuin yksittäinen menetelmä on käyttää hyvin osallistujien aikaa ja valita siihen tarkoituksenmukaiset keinot.

Syyskokous tai kevätkokous open spacena?


Toimintasuunnitelmaan tulevia toiveita on helppo käsitellä open spacella. Toimintakertomuksen käsittelyn open spacella voisi aloittaa kysymyksellä: mikä on ollut parasta kuluneessa vuodessa tai parhaat kokemukset strategian toteutuksesta. Keskustelujen tulokset käsitellään osana normaalia vuosikokousta, aloitteiden, ponsien tai toimintasuunnitelman tapaan. Kun keskustelut ja tarvittava pilkunviilaus kiinnostuneiden kesken on käyty open space -osiossa, kokous sujuu nopeammin.

Käytä vapaaehtoisten aikaa mielekkäästi

Vapaaehtoiset haluavat käyttää niukan aikansa mielekkäästi. Keskusteluissa annetaan vertaistukea, innostutaan ja luodaan ystävyyssuhteita. Se kaikki innostaa, auttaa jaksamaan ja luo toimivaa yhteisöä.
Käytetään yhteinen aika vastuullisesti, parhaalla mahdollisella tavalla.

Lataa tästä itsellesi pikaopas open space soveltamisesta vuosikokouksiin.

Lataa tästä pikaopas open spacen kokouskäyttöön

Oli kyseessä sitten syyskokous tai kevätkokous, voi prosessista aina tehdä osallistavamman ja yhteisöllisemmän. Ota yhteyttä niin jutellaan miten tämä onnistuisi teillä.

Perehdy lisää osallistavaan johtamiseen ja itseohjautuvuuden vahvistamiseen: Art of Hosting: Miten vahvistaa itseohjautuvaa toimintaa kansalaisjärjestöissä? 2.-4.12.2016

2 kommenttia:

  1. Kiitos tästä! Sain heti pari ideaa...

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. Kiva kuulla. Sitä varten näitä kirjoittelen, että muutkin hyötyisivät.

      Poista