Mainio viestintäopas vapaaehtoisjärjestölle ja -johtajille

Suomen Liikunta- ja Urheilu on tunnettu kehittyneestä strategiaosaamisestaan, minkä lisäksi he ovat tehneet todella rautaisen viestintäoppaan. Viestintä ei todellakaan ole pelkkää mediaa varten, vaan tässä oppaassa on lähdetty liikkeelle tärkeimmästä, sisäisestä viestinnästä. Niin monesti kuulee, että juuri tähän liittyvät suurimmat ongelmat. Ja kerrankin on väännetty rautalangasta, miten kannattaa tehdä.

Sisäisen viestinnän osiossa on kuvattu esimerkein onnistunut tapahtumakutsu. Huomatkaa erityisesti uusien jäsenten huomioiminen:

• kertoo selkeästi, mitä, missä ja milloin tapahtuu
• antaa kuvan siitä, kenelle tapahtuma on tarkoitettu
• kertoo, miksi kannattaa tulla paikalle
  saa kutsun vastaanottajan tuntemaan itsensä tervetulleeksi mukaan
• kertoo, täytyykö tapahtumaan ilmoittautua erikseen ja mihin mennessä
• keneltä saa lisätietoja

Säännöllisesti toistuvat tapahtumatkin ovat uusille jäsenille outoja, joten
pelkkä tilaisuuden nimi, ajankohta ja tapahtumapaikka eivät riitä kerto-
maan, mistä on kysymys. (s. 12)

Ja sitten opastetaan talkoolaisten työnjako ihan kädestä pitäen:

• kerro, mitä ja miksi tehdään
• kuvaa palkitseva tavoite
• kerro, miten se saavutetaan 
• jaa tehtävät selkeisiin osiin
• sovi, kuka vastaa mistäkin
• sovi myös aikataulusta
• sovi, mitä pulmatilanteissa tehdään
• kirjaa sovitut asiat
• varmista, että asiat on ymmärretty
• kerro, mistä asiat voi tarkistaa
• kiitä ja innosta
  (s. 14)

Tässä on vapaaehtoisjohtajille kullanarvoisia muistilistoja.
Oppassa on hienosti käsitelty hankaliakin tapauksia, kuten miten toimia kun talkoolaiset eivät toimikaan kuten lupasivat.

Ja hyvä sähköpostiviesti kirjoitetaan näin:

• otsikoi osuvasti – toistuvat jäsenkirjeet tunnistaa aina samasta otsikosta
• kirjoita lyhyesti: hyvä viesti mahtuu kerralla näytölle
• käytä helposti ymmärrettävää ja asiallista kieltä
• vältä liitetiedostoja, ohjaa mieluummin verkkosivuille
• muista lisätä viestin loppuun lisätietojen antajan yhteystiedot ja seuran vakiomuotoinen allekirjoitus
  (s. 20)

Miten syvällä järjestökehittämisessä pitääkään olla, että voi innostua tästä seuraviestinnän tee edes nämä -listasta:

• viesti jäsenille vähintään kerran kuussa
• kerro hallituksen päätöksistä ja valmisteltavista asioista
• kysy mielipiteitä tulossa olevasta asiasta
• listaa tärkeät tapahtumat ja kutsu jäsenet ajoissa mukaan
• kerro ja muistuta seuran arvoista ja pelisäännöistä
  (s. 24)

Loppu onkin sitten yhtä perinpohjaista ohjeistusta tiedotteiden kirjoittamiseen, tiedotustilaisuuksien järjestämiseen, haastattelujen antamiseen, esiintymistaidon harjaannuttamiseen ja kriisiviestintään.

Laajalla tekijäporukalla on selvästi  ollut sekä vahva viestintä- että järjestöosaaminen. Tämä teos kannattaa jokaisen vakavasti järjestönsä johtamiseen ja viestintään suhtautuvan lukea.