Keskustelevampi tapa pitää kevätkokous

18.30 Lari Karreinen 0 Comments



"On ensin kosketettava sydämiä, jotta voi pyytää käsiä"
John C. Maxwell, Johtajuuden 21 kiistatonta lainalaisuutta, yhteyden laki
Kun ihmiset ovat tuttuja keskenään ja haluavat viettää aikaa toistensa kanssa, on heitä helpompi pyytää mukaan yhdistyksen toimintaan. Silloin ihmiset tulevat, koska heitä huvittaa. Siksi kannattaa hyödyntää kaikki tilaisuudet, kuten vuosikokoukset, vahvistamaan yhdistyksen jäsenten yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvuutta.

 Jos olisin järjestämässä kevätkokousta, saattaisin tehdä vaikka näin. (Ja onhan näitä kokeiltukin.)

1) Ratkaiseva hetki: sisääntulo
Kuten kirjoissa, näytelmissä ja elokuvissa, ensimmäiset hetket herättävät kiinnostuksen ja luovat myönteisen ilmapiirin. Sopikaa, että yksi järjestäjäporukasta on ovella toivottamassa tulijat tervetulleiksi. Siinä on hyvä tilaisuus vaihtaa kuulumiset tai tutustua uuteen jäseneen.

2) Tutustuminen
Käytä vartti alusta tutustumiseen. Itse vieroksun perinteisiä tutustumiskierroksia, koska niissä ihmiset keskittyvät miettimään mitä itse kertoisi eivätkä kuuntele muita. Sen sijaan käyttäisin jotain tutustumisharjoitusta.

Isot kokoukset, yli 20 henkeä
Pyydä kaikkia nousemaan ylös ja siirtymään avoimeen tilaan. Anna tehtäväksi käydä tutustumassa lyhyesti (noin minuutin, arin ajan) mahdollisimman moneen henkilöön, jota ei aiemmin tunne. Jos osallistujat eivät oma-aloitteisesti vaihda keskustelukumppania, niin sen voi tehdä vaikka soittamalla kelloa. Kolmesta viiteen vaihtoa ihmiset yleensä jaksavat. Pian huoneen täyttääkin iloinen puheensorina, joka luo aivan erilaista tunnelmaa kuin jännittynyt yksinpuhelu esittäytymiskierroksissa.

Pienet kokoukset, alle 20 henkeä
Varaa luontokuvia, kortteja, keittiövälineitä tai vaikka yhdistyksen toimintaan liittyviä asioita pöydälle enemmän kuin on osallistujia. Pyydä jokaista osallistujaa valitsemaan jokin esine ja kertomaan sen avulla lyhyesti sen hetkisestä tunnetilasta, odotuksistaan kokoukselle tai omasta roolista yhdistyksessä.

Tai pyydä osallistujia miettimään parin kanssa yksi tai kaksi asiaa, jotka onnistuivat hyvin kuluneena vuotena ja kertomaan ne vuorollaan muille osallistujille.Samalla he voivat esitellä parinsa nimeltä.

Lisää tutustumisharjoitteita tai jäänmurtajia löytyy esimerkiksi KSL:n Osallistavat menetelmät -oppaasta. Kirjoista Mikko Aallon Ryppäästä ryhmäksi on kaikenkattava tiiliskivikäsikirja, kun taas Saara Susiluoman Luonto-Liiton Leikkivihkoa on helppo kantaa mukana.

3. Toimintakertomuksen käsittely
Tämän voi tehdä pareittain tai jos osallistujat istuvat pienissä pöydissä, niin pöytäryhmittäin.
Jos osallistujat eivät tunne hyvin yhdistyksen toimintaa, niin pyydä heitä valitsemaan yksi toimintakertomuksen luku ja miettimään yhdessä yksi kysymys siitä hallitukselle. Jos he taas tuntevat toiminnan hyvin, voi pyytää heitä miettimään kultakin toiminnanalalta yhden onnistumisen ja tekemään ehdotuksen, mitä tästä onnistumisesta voitaisiin oppia, jotta ensi kerralla onnistuttaisiin vielä paremmin tai useammin.


Anna keskusteluaikaa 5 - 10 minuuttia, minkä jälkeen pyydä kysymykset pöytäkunnittain ja anna hallituksen vastata niihin.

Toimintakertomuksen tehtävänä on toiminnan arviointi, jolloin tämä johdattaa osallistujat miettimään tapahtumaa tarkemmin. Jos toimintakertomuksessa on viitattu edellisen toimintasuunnitelman tavoitteisiin, voi myös pyytää osallistujia antamaan nopean arvosanan kuinka hyvin on onnistuttu, nostamalla ylös niin monta sormea kuin haluaa arvosanaksi antaa (1-5).

4. Tilinpäätöksen käsittely
Talouslukurivit usein pelottavat tai tuntuvat vaikeilta. Anna tehtäväksi ryhmissä tai pareittain miettiä yksi kysymys tai ihmettely tilinpäätöksestä. Mitä tämä tarkoittaa? Mistä tämä luku tulee? Mitä tällä momentilla on? Näin tilinpäätös tulee ainakin vähän tutummaksi.
Taloudenhoitaja, kirjanpitäjä tai joku muu hallituksesta vastaa kysymyksiin, jos osaa. Toivottavasti! ;)

5. Tilaisuuden päätös
Viimeisen näytöksen tehtävänä on jättää osallistujille hyvä mieli ja tunne, että kannattaa tulla uudestaan tapaamaan näitä mainioita ihmisiä sekä tekemään hyvää yhdessä. Eräs tieteellinen yhdistys pitää aina puolen tunnin vuosikokouksen, jonka jälkeen on ajankohtainen esitelmä sekä yhteisillallinen. Päätösseremonioihin sopivia harjoitteita löytyy myös edellä mainituista lähteistä.


Kokouksissa usein keskitytään vain asiaan, kun osallistujille välihetket kahvikupin äärellä ovat paljon merkityksellisempiä. Yhteinen ruokailu tai istumapaikkojen järjestäminen pienten pöytien ympärille penkkirivien sijaan lisäävät keskustelua.

Ylipäätään kokoukseen kannattaa miettiä jokin vetonaula, ohjelma jota varten osallistujat tulevat. Jos se liittyy yhdistyksen toimintaan, niin se voi motivoida vielä paremmin tulemaan kokoukseen.

0 kommenttia: