Näytetään tekstit, joissa on tunniste tietotekniset apuvälineet. Näytä kaikki tekstit

Kolme vinkkiä Skypen käyttöön etäkokousten osallistujille

Yleisimmät kysymykset etäkokouksten alussa Skypen käytöstä ovat: Mistä löydän chatti-viestit? Kuuluuko mikrofoni? Jos Skype, Lync tai Google Hangouts ei ole tuttu, niin uuden tekniikan harjoitteluun kannattaa varata aikaa.
Tässä pikaohjeet osallistujille:


  1. Testaa mikrofoni soittamalla testipuhelu (skype test call)
  2. Estä äänen kiertäminen: käytä kuulokkeita ja mikrofonia tai kunnollista kokousmikrofonia (Voin muuten vuokrata edullisesti Clearone Chat 150 -kokousmikrofonia, joka poimii äänet kokouspöydän ympäriltä. Suosittelen!). Jos on pakko käyttää koneen omaa mikrofonia ja kaiuttimia, niin laita mikrofoni äänettömälle kun et puhu.
  3. Odotellessasi kaikkien tuloa linjoille voit jo lähettää muille osallistujille pyynnön saada lisätä heidät yhteystietoihisi. Tämä helpottaa mahdollisia pari- ja pienryhmätyöskentelyvaiheita.

Vaihtoehtoja Skypelle ja vinkkejä vetäjille

Google Hangouts on hyvä vaihtoehto Skypelle, varsinkin jos osallistujilla on Google-tunnukset. Täältä löydät hyvän ohjeen miten teet kutsun Hangouts-tapaamisen. Muutaman vuoden takainen vertailu muista etäkokoussovelluksista. Etäkokousten vetäjille ja fasilitaattoreille vinkit miten päästä synkästä yksinpuhelusta osallistavaan etäkokoukseen.

Aktivoi etäkokouksissa

Kun haluat oppia aktivoimaan osallistujat etäkokouksissa ja saamaan tuloksia, niin tervetuloa osallista toiminnansuunnitteluun Skypellä -etävalmennukseen tiistaina 1.12. klo 9-10.30.
Lue lisää

Synkästä yksinpuhelusta osallistavaan etäkokoukseen

"Skype-kokous voisi olla jotain muutakin kuin yksinpuhelua", sain palautteena kun koulutin osallistavaa toiminnansuunnittelua etäkokouksissa. Kyllä, etäkokouksissa voi käyttää samanlaisia osallistavia menetelmiä kuin tavallisissakin työpajoissa. Alla on esimerkki Innotiimin Opera-menetelmän soveltamisesta hienoilla vuokaavioilla:



Vuorovaikutuksen suunnittelu on vähintään yhtä tärkeää kuin asiasisällön valmistelu. Menetelmät valitaan asian laajuuden ja luonteen sekä käytettävissä olevan ajan suhteen. Pieniin asioihin saadaan nopeasti ideoita ja valinta tehtyä operalla. Monimutkaiset ongelmien ratkaisut löytyvät paremmin keskustelevammilla menetelmillä.
Alussa on aina tutustuminen muihin osallistujiin tai tutuilla kuulumisten vaihto, mikä on hyvän vuorovaikutuksen edellytys. Pieni orientaatio aiheeseen virittää ajattelua. Työskentelytapojen ja teknisten ohjeiden läpikäynti luo turvallisuutta ja sujuvuutta.
Fläpin ja liimalaput voi korvata virtuaalisella valkotaululla tai Google Docsilla. Skype-kokouksen verkkaista keskustelua voi nopeuttaa chatilla tai pyytämällä kirjoittamaan vastaukset ryhmämuistiin. Työkaluja löytyy kirjoituksesta Kuusi ilmaista ja helppoa työvälinettä virtuaalikokouksiin ja puhelinpalavereihin.
Yhtä tärkeää kuin alussa kaikkien huomiointi, on tehdä sama myös lopussa. Annetaan jokaiselle tilaisuus sanoa jotain prosessista, vuorovaikutuksesta, omista tunnelmista tai seuraavista askeleista.

Tue hyvää vuorovaikutusta

Sanattoman viestinnän osuus vuorovaikutuksesta on hyvin suuri. Virtuaalisissa tapaamisissa on siksi hyvä sanoa ääneen asioita, joita ei tavallisesti sanoisi.


  1. Kerro nimesi aina puheenvuorosi alussa totutat muut osallistujat tunnistamaan äänesi.
  2. Käänteinen hiljaisuus: Jos olet samaa mieltä, kerro se. Jos olet hiljaa, se tarkoittaa että vastustat esitystä. Linjoilla on usein häiriöitä tai se saattaa katketa. Tämä auttaa muita huomaamaan jos et ole kuullut jotain tai joku on pudonnut linjoilta.
  3. Chattia kannattaa käyttää samalla kuin puhetta huomioiden jakamiseen, tykkäämiseen, muiden osallistujien neuvomiseen, kertomaan päännyökkäyksistä, peukutuksista jne. 
  4. Keskity virtuaalitapaamiseen kuin kasvokkaiseen vuorovaikutukseen. Sulje sähköposti ja selaimen muut välilehdet. 
  5. Voit laajentaa selaimen koko näytön kokoiseksi, jolloin muut ohjelmat häiritsevät vähemmän ja pystyt paremmin keskittymään. Firefox ja Chrome paina F11.

Virtuaalifasilitaattorin muistilista

  1. Muista laittaa tehtäväohjeistus aina chattiin ja näkyviin näytölle (web-sivu, esitys jne missä ollaan)
  2. Keskittyminen on lyhytjänteisempää virtuaalimaailmassa. Pidä taukoja, käytä kuvia ja muita aktivoivia harjoituksia enemmän kuin perinteisissä työpajoissa. Tarkista ryhmän vireystila ja pyydä palautetta nopeilla äänestyksillä.
  3. Jos käytettävät ohjelmat ovat osallistujille vieraita, tarjoa mahdollisuutta kokeilla niitä etukäteen ennen kokousta.
  4. Jaa kaikki tieto osallistujille helposti saataville: ohjelma, puhelinnumerot ja Skype-tunnukset. Tämä helpottaa osallistujien itseohjautuvuutta ja kykyä auttaa toisiaan.
  5. Varaa 10 % ajasta tekniikan kanssa säätämiseen. Vaikka kaikki osallistujat olisivat kuinka kokeneita, niin jokin ei kuitenkaan toimi.
  6. Liian monta erilaista teknistä alustaa (verkkosivua, esitystä, chattia jne) lisää vaikeuskerrointa. Yksinkertainen on kaunista.
  7. Bonuskysymys fasilitaattorille: tietokoneen kanssa turhaudutaan nopeasti kun jokin ei toimi. Se voi jopa nousta nopeasti osallistumisen esteeksi. Miten voit tukea ja vahvistaa osallistujien palautumista turhautumisen jälkeen?
  8. Hyödynnä anonyymiä kommentointia ja ideointia, jotta kaikki saadaan mukaan. Sillä voi olla vaikutusta tuloksiiin. (Meetingspheren white paper aiheesta)
Mainio kirja osallistavien etäkokousten vetämiseen on muuten Pepe Nummen Virtuaalifasilitaattorin käsikirja. Netistä löytyy myös erinomainen Six Critical Success Factors for Running a Successful Virtual Meeting. 
Järjestän joulukuussa valmennuksen osallistavasta toiminnansuunnittelusta etäkokouksessa. Kerro mitä juuri sinä tarvitsisit?


Lue lisää

Yksitoista keinoa säästää aikaa ja vähentää turhaa työtä

Ilmoittautumiset tapahtumiin vastaanotetaan lomakkeella. Mieti kun jokainen osallistuja lähettää sähköpostin, avaat sen, luet ja lähetät kiitosviestin sekä kysyt vielä puuttuvaa ruokavaliota. Sen jälkeen kopioit tiedot taulukkoon.
Eihän siihen mene kuin minuutti, mutta kun minuutin keskeytyksiä tulee riittävän usein niin työ alkaa koostua kuormittavasta silpusta. Tunne, että kokonaisuus ei ole hallussa, vahvistuu.
Siksi kannattaa automatisoida kaikki, minkä voi. Koneet ovat siinä hyviä ja aikaa vapautuu luovempaan ajatteluun. Näillä toimilla voit hieman keventää kuormaa.


1. Ilmoittautumiset isoon tapahtumaan
Ilmaisilla Google formsilla tai Surveymonkeylla tekee helposti lomakkeen. Pakollisten kenttien avulla voi varmistaa, ettei tieto jää täyttämättä. Vastaukset saa suoraan taulukkoon. Olen käyttänyt samaa myös koulukiertueen tilausten hallintaan. Kyselyn teko on helppoa ja vastaustaulukon  tyhjiin sarakkeisiin voi laittaa omia merkintöjään.



2. Ilmoittautumiset pieneen tapahtumaan
Näihin käytän Doodlen valitse suosikki -toimintoa. Tähän voi laittaa vaihtoehtoja, kuten etäosallistujille oman sarakkeen. Kaikki osallistujat näkevät myös keitä on tulossa, mikä auttaa vaikka sopimaan kimppakyytejä tai jatkotapaamisia.

3. Tapaamisten sopiminen
Kymmenen sähköpostin sijaan on helpompaa ja siistimpää lähettää osallistujille ehdotukset tapaamisajoista joista he voivat valita sopivat. Doodle ei enää ole täysin ilmainen, mutta 29 dollarin vuosimaksun säästää ajankäytössä pian takaisin. Lisäksi saa Meetme-sivun, jossa näkyy mitkä päivät ovat varattuja, jolloin vastaanottaja voi suoraan katsoa sopivaa päivää omasta kalenteristaan. Ja oman sähköisen kalenterin saa Doodleen näkyviin, jolloin ei tarvitse kahlata useampaa kalenteria. Haluaisin suosia kotimaista sumpli.comia, mutta se jumittaa usein eikä siinä ei ole samoja toiminnallisuuksia.

4. Ajanvaraus
Kerhohuoneen tai kokoustilan ajanvarauksen voi tehdä Google kalenterilla, mutta silloin täytyy joko myöntää tunnukset kaikille käyttäjille tai jonkun hoitaa se käsin. Simplybookme.com tarjoaa tähän ilmaisen keinon.

5. Sähköinen kalenteri
Sama kalenteri tietokoneella, kännykässä ja tarvittaessa työkavereille jaettuna säästää aikaa kun ei tarvitse etsiä selata eri kalentereja. Useimmissa ohjelmissa voi myös luoda samaan kalenteriin työmenot ja vapaa-ajan erikseen, jolloin työkaverit näkevät vain jällimmäiset. Usein kalentereissa voi lähettää sähköiset kutsut suoraan osallistujien sähköposteihin.

6. Listojen käsittely
Suurten tietomäärien käsittely kannattaa tehdä atk:lla, eli automaattisella tietojenkäsittelyllä. Taulukkolaskentaohjelmalla saa paljon aikaan ilman ohjelmointitaitoja.
Ilmoittautumisissa ja muuallakin tulee välillä listoja, joita joutuu lajittelemaan. Kerran opastin yliopistoharjoittelijaa, joka lajitteli 50 nimen listaa leikkaa-liimaa käsin, että tähän löytyy taulukkolaskentaohjelmasta valmis toiminto. LibreOfficessa löytyy Tiedot – Lajittele ja Excelissä näin. Sama onnistuu myös  Writerissa ja Wordissä.

Toisinaan halutaan etu- ja sukunimi samaan soluun. A- ja B-solujen tietojen yhdistämisen voi tehdä kirjoittamalla funktion =CONCATENATE(A1," ",B1), jossa lainausmerkkien sisällä on välilyönti.
Samassa solussa olevat nimet, tittelit jne voi erotella convert text to columns -toiminnolla Open Officessa ja Excelissä.

7. Tiedoston yhteismuokkaus
Sähköpostilla lähetettävät tiedostot, joihin kukin vastaanottaja kirjoittaa omat muokkauksensa ovat onneksi vähentyneet hurjasti. Google docsiin on paljon helpompi avata yhteinen tiedosto ja sen voi jakaa kaikille  share ja ”anyone with the link can edit” -toiminnolla. Pienet tekstit ilman suurempia muotoiluja saa nopeasti muistiolla ilman rekisteröitymisiä

8. Tarvitseeko lähettää sähköposti loman aikana?
Joskus muistutusviestiä tarvitaan eikä sen lähettämisen tarvitse keskeyttää lomaa. Lettermelater.com -palvelulla voit ajastaa viestit. Isompien erien ajastettuun lähettämiseen suosittelen Mailchimp.com

 9. Kirjoitatko saman tekstin usin sähköpostiin?
Mozilla Thunderbirdin Quicktext-lisäosalla voit tehdä useita eri tekstejä, jotka saat lisättyä viestiin parilla hiiren klikkauksella. Tämän vinkin sain aikanaan ammattijärjestäjä Eveliina Lindelliltä.

10. Kirjoitin sen tiedon jonnekin, mutta minne?
Tietotyöläiseltä saattaa kulua paljonkin aikaa tiedon etsintään. Selkeä kansiorakenne auttaa. Itse käytän muistiinpanoihin Evernotea, jossa muistiot saa käyttöön myös älypuhelimella, lajittelun voi tehdä asiasanoilla sekä muistikirjoilla ja haku on tehokas.
Työdokumentit tallentuvat automaattisesti Google Driveen, jolloin ne ovat saatavilla myös reissussa ja varmuuskopiointi sujuu samalla. Haku on tehokas. Linuxissa homman hoitaa Grive tai overGrive. Dropbox.com on toinen suosittu vaihtoehto.

11. Ja sen palvelun salasana oli?
Kerää keskeisten palvelujen salasanat yhden salasanan taakse, jolloin voit käyttää palveluissa riittävän monimutkaisia ja pitkiä salasanoja. Vertailua eri palveluista löydät täältä.

Työn hallinnan parantamisessa olennaista on pysähtyä välillä miettimään miten voisin tehdä tämän helpommaksi itselleni. "Tehdään tämä nopeasti" on harvoin kestävä ratkaisu. Pikaparannukset on helpompi toteuttaa kuin isot suunnitelmat, joten aloita silpun vähentäminen pienin askelein.

Parempaa työnhallintaa ja jaksamista vuodelle 2015!
Lue lisää

Kuusi ilmaista ja helppoa työvälinettä virtuaalikokouksiin ja puhelinpalavereihin

Etäkokouksissa, puhelin- sekä skypepalavereissa yhteinen työtila helpottaa ajatusten työstämistä, ideoiden jakamista sekä ymmärretyksi tulemista. Virtuaalinen valkotaulu tai jaettu dokumentti toimii ryhmämuistina, jossa asiat eivät unohdu ja jokaisen näkökohdat tulevat huomioiduksi.

Tässä muutamia suosikkejani, jotka eivät vaadi monimutkaista kirjautumista tai tunnuksia. Tällöin virtuaalikokouksen fasilitaattori voi tarvittaessa hetkessä jakaa sopivan alustan osallistujille.

Tekstin muokkaamiseen


Etherpad-muistio
Erittäin yksinkertainen, toimintavarma ja helppo. Jokaisen kommentoijan muutokset näkyvät eri värillä ja sivussa olevaa chattia voi käyttää keskusteluun sekä kertomaan milloin mikäkin työvaiheihe alkaa, ja työstäminen päätty. Vain yksinkertaisen tekstin muokkaamiseen ilman muotoiluja. Muokkauslinkin voi jakaa helposti kaikille eikä vaadi kirjautumista.

Google Drive
Monipuolisempi ja parempi tietosuoja sekä jakamismahdollisuudet. Kuvien ja grafiikan käyttö onnistuu sekä muotoilujen teko. Kysymyksiä voi esittää kommentteina ja ne voi merkitä ratkaistuiksi, mikä helpottaa keskustelua kun muokkaus tapahtuu eri aikaan. Päivittyy hyvin reaaliaikaisesti. Vaatii tunnukset ainakin yhdeltä osallistujalta, minkä jälkeen muokkauslinkin voi jakaa kaikille.

Piirtämiseen ja luovaan työskentelyyn



Padlet.com
Monipuolisempi alusta virtuaalisille liimalapuille. Taustan voi vaihtaa innostavaksi kuvaksi ja syötteet saa joko peräjälkeen keskustelumaisesti tai ryhmiteltyä halutulla tavalla.


TUZZit.com
Samanlainen kuin Padlet, mutta lisäksi tässä voi piirtää nuolia ja muita symboleita. Liimalappujen tekstikoko skaalautuu tekstin määrän mukaan, mikä haittaa lukemista jonkin verran. Näkymää voi suurentaa. Valmiita mallipohjia, kuten business model canvas ja lean canvas.




Scrumbl
Virtuaaliset liimalaput ilman mitään erityisiä hienouksia. Yksinkertainen ja kohtalaisen toimiva. Muokkauslinkki jaettavissa heti.



Twiddla
Luovempaan työskentelyyn, kun on tarve piirtää, kirjoittaa ja  käyttää liimalappuja. Tekstin kirjoittaminen kömpelömpää ja piirustustyökalut suppeat, mutta helppo käyttää. Muokkauslinkki jaettavissa heti.

Onko kokemuksia näiden mobiili- ja tablettikäytöstä tai mitä suosittelisitte?

Virtuaalikokousten fasilitoinnista vinkkejä voi lukea Uusi kaiku -lehden artikkelista.
Lue lisää

Ilmaisten etäkokousohjelmien vertailua

Olen etsinyt etäkokouksiin ja -koulutuksiin ilmaista ohjelmaa, joka  olisi ilmainen ja niin helppokäyttöinen, että kokemattomampikin tietokoneenkäyttäjä saisi tapaamisen parissa minuutissa käyntiin ilman turhautumista. Näin olisi helppo kutsua osallistujia koulutuksiin tai kokouksiin eri puolilta Suomea eikä matkoihin kuluisi aikaa. Ei siis pitkiä rekisteröintejä, monimutkaista asennusta tai hankalia asetuksia. Haussa on siis esteetön etäkokousohjelma.

Tähän mennessä toimivin ja eniten käytetty on Skype yhdistettynä Google docsiin. Ääniyhteys on laadukas ja Google docs toimii yhteisenä tekstinkäsittelyalustana ja ryhmämuistina. Koulutuksissa esityksia voi pitää jakamalla näytön ja ideointiin virtuaaliset liimalaput saa Corkboardme  tai Scrumblrista. Paras virtuaalinen valkotaulu on ollut dabbleboard.com, joka ikäväkseni lopetti toimintansa. Myös Google Hangouts+ on toimiva, samoin Scribblar.

Hienoa olisi jos osallistujia voisi jakaa parikeskusteluihin. Skypessä ryhmäpuhelun voi laittaa taustalle ja aloittaa uuden puhelun, mutta se vaatisi ensin että osallistujat ovat hyväksyneet toisensa voidakseen ottaa keskinäisen yhteyden.

Alla vertailua näistä ja muutamista muista. Mikä on sinun suosikkisi ilmaispalveluista?

Skype 
+ ääniyhteys, näytön jakaminen, tiedostojen lähettäminen ja tekstipohjainen keskustelu
+ toimintavarma noin 5 – 8 osallistujalla. Hyvä äänenlaatu.
- vaatii erillisen ohjelman
- ennen yhteyttä pitää luoda tunnus ja vastapuoli hyväksyä kaveriksi. Kutsujen lähettäminen ja hyväksyminen ei ole aina onnistunut kaikilla käyttäjillä, vaikka ei pitäisi olla vaikeaa. Mutta kun toisille on.
- videoyhteys on ilmainen vain kahdella käyttäjällä, useammalle vaaditaan pro. Onneksi maksaa vian 3,5 euroa/kk, joten on edullinen.

 Google hangouts+
+ helppokäyttöinen jos on Googlen tunnukset
+ videopuhelu ja näytön jakaminen onnistuu 8-10 osallistujan porukalle 
- maaseudun hitailla mokkulayhteyksillä ei ole toiminut
- kutsut hangoutteihin ovat joskus viipyneet matkalla pitkään, joten on pitänyt lähettää erikseen sähköpostikutsu.
- pitää asentaa lisäosa, jotta voi käyttää.

Scribblar
Toimivin nettipohjainen, jonka olen löytänyt.
+ tapahtumakutsulinkin voi lähettää sähköpostina osallistujille, jolloin ei tarvita rekisteröitymistä
+ nettipohjainen, ei asennuksia
+ valkotaulu yhdessä kirjoittamiseen ja piirtämiseen
+ ääni- ja kuvayhteys, tekstipohjainen keskustelu
+ voi perustaa useita sessioita, joiden valkotaulut tallentuvat myöhempää käyttöä varten
- valkotaulun käyttö vähän kömpelöä, (verrattuna dabbleboard.comiin)
- videokuvat pieniä
? testattu noin noin neljällä osallistujalla, joista osa oli paikalla ja käytti vain valkotaulua. Miten toimii isommalla porukalla?

Vyew
+ Kuva- ja ääniyhteys, nettipohjainen,
+ yhteinen työskentelyalusta
? Olen kokeillut kahdenvälisissä yhteyksissä ja toimi kohtalaisesti. Nyt en enää muista miksi en pitänyt tästä, mutta todennäköisesti puheen viive oli syynä.

Teamviewer
+ nopea asennus
+ ilmainen yksityiskäytössä
+ kuvayhteys toimi hyvin
+ ominaisuuksina ääniyhteys, valkotaulu, näytön jakaminen, tiedostojen jakaminen ja tekstipohjainen keskustelu
- neuvonnasta huolimatta ääniyhteyttä ei saatu toimimaan kuin toispuoleisesti
- hankalakäyttöisyys: Aloita pikatapaaminen -linkki vanheni parissa minuutissa toimimattomaksi, joten yhteyttä ei saatu luotua. Piti aloittaa toinen pikatapaaminen ennen kuin onnistui. Tämäkin tapaaminen loppui kesken, eikä siihen enää voinut palata.
- äänessä pitkä viive ja kaiku, mikä hankaloittaa puhumista
- vaatii ohjelman asentamisen. Peruskäyttäjälle asennuksessa on etäkäyttöön liittyviä hankalia kysymyksia, mutta muuten kyllä sujui nopeasti. Testattu kahdella osallistujalla, miten toimii kun on useampia?

Näitä pitäisi vielä kokeilla:
oovoo.com
wiggio.com
join.me
anymeeting.com
mikogo.com, ilmainen kahdelle käyttäjälle ja 14 päiväksi saa business-version 
Lue lisää

Tiimisovelluksia vapaaehtoisprojektien koordinointiin

 Miten saada projektin toimijat, tehtävät, aineistot ja sähköpostit pysymään kasassa?  Jyväskylän ylioppilaslehti vertaili erilaisia tiimisovelluksia: Asana, Podio ja Teambox ja miten he olivat siirtyneet Teamboxin käyttöön. Näitä täytyy testata. 
Teamboxin hyvänä puolena on Googledocs- ja Dropbox-integrointi, mutta ilmaisversiossa voi olla vain viisi käyttäjää. Asanassa voi olla 30 käyttäjää ilmaisversiossa. Podiossa voi hallita myös budjetteja, tapahtumia ja asiakkuudenhallintaa (CRM). Jälkimmäiseen on myös olemassa monipuolinen CiviCRM.
Kokeilin aikanaan Manymoonia jonka sai integroitua Googleen helposti, mutta se oli turhan monimutkainen. Suosikkini kevyeeseen tehtävänhallintaan onkin toistaiseksi ollut scrumy.com, mutta täytyy tutustua näihin uusiin tiimisovelluksiin.

 Vapaaehtoistoimijoille näyttää löytyvän myös kokonaan omia ohjelmistoja, kuten Volgistics

 Onko sinulla kokemuksia niiden käytöstä?
 
Lue lisää
Tilaa: Blogitekstit (Atom)