Näytetään tekstit, joissa on tunniste open space. Näytä kaikki tekstit

”Voi vain tehdä, ei tarvinnut kysyä lupia” - itseorganisoituminen kansalaistoiminnassa


Kuinka voisin saada enemmän kansalaisliikemäistä innostunutta toimintaa järjestöömme, kysyi eräs järjestöpäällikkö Sosten tapaamisessa. Kysymys pyöri mielessäni vuosia. Sitten tuli syksyn 2015 turvapaikanhakijavyöry ja 30 000 turvapaikanhakijaa.

 Järjestöt eivät pystyneet vastaamaan kaikkeen vapaaehtoistoiminnan suureen kysyntään. Siksi ihmiset ryhtyivät auttamaan itse perustamalla verkostoja, organisoimalla keräyksiä ja vastaanottokeskusten tukiryhmiä. Syntyi myös turvapaikanhakijoiden kotimajoitusverkosto. Siinä oli sitä kansalaisliikemäistä innostusta, jota tuo järjestöpäällikkö kaipasi.

Jututin verkoston aktiiveja siitä, miten tuo itseorganisoituva kansalaisliike synnytettiin.


 ”Mainio tapa potkaista käyntiin”


Turvapaikanhakijoiden kotimajoituksesta keskusteli Facebook-ryhmässä ensin muutama, sitten pian jo 200 kaveria ja kaverin kaveria. Yhtäkkiä oli paisunut 4000 jäseneen. Keskusteluissa esiteltiin Saksan mallia, jossa oli perustettu järjestö pakolaisten kotimajoitusta tekemään. Ajatus oli seurata tätä esimerkkiä ja perustaa johtokunta.

Perustamiskokoukseen saapui 50 hengen sijaan 150. Aikaa oli pari tuntia. Mitään varsinaista kokousta ei pidetty vaan jakauduttiin pienryhmiin miettimään toimintaa, miten saadaan vastaanottokeskuksista ihmiset kotimajoitukseen. Se, että keskityttiin toimintaan eikä hallintoon, oli jälkikäteen ajateltuna ”hyvä juttu”.

Verkostosta löytyi konsultteja, jotka tunsivat itseorganisoituvan mallin ja ehdottivat sitä verkoston toimintatavaksi. Seuraavan viikon aikana hahmottui se miten itseorganisoitunut verkosto voisi toimia. Sen jälkeen ydinryhmä tapasi noin kerran viikossa kootakseen siinä välissä netissä keskustellut asiat yhteen.


 ”Voi vain tehdä, ei tarvinnut kysyä lupia”


Alkuvaiheessa verkoston jäsenet tekivät paljon päällekäistä työtä. Kaoosmaisuus hyväksyttiin hintana siitä, että samalla saatiin paljon aikaan. Alkuvaiheen kaaos ei sopinut kaikille ja oli ihmisiä, jotka jättivät verkoston toimintatavan vuoksi. Toisaalta, tällä päästiin heti toimintaan kiinni, joten itseorganisoituminen oli mainio tapa potkaista toiminta käyntiin.

Toiminta oli tuloksekasta: viisi ihmistä teki 30-sivuisen oppaan kotimajoituksesta vuorokaudessa. Normaalina järjestöprojektina tämä olisi tarkoittanut noin puolen vuoden osa-aikaista projektisihteeriä, joidenkin tonnien budjettia ja useita työryhmäkokouksia. Nyt se tehtiin päivässä.


 ”Kuka tahansa saattoi pyytää ketä tahansa tekemään”


Verkostomaisessa työskentelyssä some on se alusta, jossa keskustellaan ja sovitaan työnjaosta. Koska muodollista hierarkiaa ja johtajia ei ollut, tehtävänjako syntyi kokemuksen, innostuksen ja ajankäyttömahdollisuuksien mukaan.


”Kaikki voivat tehdä päätöksiä”


Kun johtokuntaa ei ole, niin kaikki saattoivat tehdä päätöksiä, kunhan ensin kysyy ja keskustelee muiden kanssa. Oli paljon uusia johtajia ja johtajuutta. Johtajuus oli rooli, joka nousi spontaanisti ja perustui ominaisuuksiin. Tehtävät vaihtuivat ja johtajat sen myötä. Se, jolla oli visio tai osaamista, saattoi ottaa kyseisen tehtävän johtajuuden. Johtajuus loppui kun tehtävästä tuli valmista. Sitoutumisen pelko ei ollut esteenä.

”Ensi kerralla paremmin”


Mitä sitten, jos jokin ei mennytkään putkeen? Ensi kerralla paremmin. Tapaamisten striimaus ei hyvistä yrityksistä huolimatta onnistunut, joten piti myöntää ”ollaan vain kansalaisliike, yritämme parhaamme.” Hyväksyttiin epätäydellisyys.


 ”Jos oltaisiin jääty Facebookiin, olisi ollut tehottomampaa”


Itseorganisoituminen vaatii omat työkalunsa. Alussa oli paljon Facebook-ryhmiä, joten kokonaisuus ja tiedon kulku oli hankalaa. Siirtyminen Discourse-alustaan mahdollisti keskustelujen käymisen eri aiheista eri kategorioiden alla, mikä selkeytti ja helpotti niiden löytämistä. Käyttäjiä saattoi tägätä, mikä oli hyödyllistä.


 Verkostomaista koordinointia hierarkkisuuden sijaan


Viranomaisyhteistyön kannalta verkostomainen itseorganisoituva rakenne oli vaikeaa. Kuka voi puhua verkoston puolesta, kun kaikki voivat tehdä omalla tavallaan?

 Kun eri paikkakunnilla ryhmät tekivät itsenäisesti töitä, syntyi monta erilaista käytäntöä tehdä samoja asioita. On joustavaa, että asiat voi tehdä omimmalla tavalla. Raportointia varten tarvittavien tietojen kerättiin eri tavoin, mikä vaikeutti kokonaistilanteen seurantaa. Tätä on onnistuttu ratkomaan sopimalla toimintaohjeissa esimerkiksi vähimmäisvaatimukset uusien paikallisryhmien toimintaan.

Nyt turvapaikanhakijoiden kotimajoitusverkosto -verkoston taustalle on perustettu tukiyhdistys, saatu projektiavustus ja kaksi työntekijää. Eteen on tullut uusi kysymys. Miten ylläpitää itseorganisoituvaa innostusta ja sitoutumista, kun kuumin vaihe on ohi, on työntekijöitä ja toiminta vakiintuu?

Verkoston toimijoita kiinnosti kovasti osallistava, itseorganisoitumista tukeva vapaaehtoisten johtaminen open spacella sekä Punaisen Ristin nuorten kanssa tehty toisenlainen vuosikokous ja nopeat kokeilut. Itseorganisoitumista tuetaan myös mahdollisimman laajalla tiedon jakamisella.

 Itseorganistoituminen on hyvin vanha ja luontainen asia vapaaehtoistoiminnassa. Se on vain unohtunut kun järjestöjä on rakennettu yhä isommiksi ja ammattimaisemmiksi. Seuraava kysymys onkin, missä, milloin ja miten itseorganisoitumista voidaan ja kannattaa käyttää?
Lue lisää

En tykkää ryhmätöistä, mutta tämä olikin hyvä

"En tykkää ryhmätöistä, mutta tämä olikin hyvä." Tämän palautteen kuulen useamman kerran vuodessa. Salaisuus on siinä, että osallisuus rakennetaan ensi hetkestä alkaen ja prosessin vaiheet seuraavat toisiaan.
Jyväskylän hyvinvointisuunnitelman verstaaseen oli tulossa 50 osallistujaa, mutta jälki-ilmoittautumisten kanssa paikalla olikin sata. Onneksi oli Hippoksen iso halli ja menetelmä, joka oli helppo skaalata kaksi kertaa isommaksi. Ja erinomainen järjestäjätiimi, jonka avulla kaikki oli kasassa jo tuntia ennen aloitusta.
Ei ole ihan helppoa toteuttaa sadan osallistujan osallistavaa prosessia, jossa keskustelu johtaa toimintasuunnitelmaan.  Palasin juuri Kajaani – Jyväskylä – Seinäjoki – Turku -kiertueelta. Näissä kaikissa haluttiin saada osallistujat mukaan luomaan yhteistä tavoitetta, oppimaan toisiltaan ja saamaan yhdessä enemmän aikaan. Sen kyllä näkee, kun innostus on kuplii keskustelussa.

Paikka vaikuttaa tilaisuuden ilmapiiriin merkittävästi. Joupin Vanhalla Tuvalla Seinäjoella oli lämmin tunnelma.

Aluksi virittäydytään aiheeseen ja tutustumisella luodaan turvallinen tila toimia. Jyväskylässä meitä oli sata, joten tutustuminen tehtiin vartissa pienryhmissä. Sen jälkeen alustetaan ja suunnataan keskustelu ydinkysymyksellä, jotta pysytään aiheessa.
Tässä Jyväskylän kaupunginjohtaja kertoi, miksi kaikkien osallistuminen hyvintointisuunnitelman tekemiseen on tärkeää.
Voimavarojen kartoitus vauhdittaa auttaa toimenpiteiden suunnittelua, kun voidaan hyödyntää jo olemassa olevaa osaamista. Lopuksi varmistetaan, että jokainen tietää tehtäväjaon ja käydään läpi palaute sekä mitä on opittu.
Eri työskentelytapoja rytmittämällä pidetään energiataso yllä. Istumisen välillä noustaan ylös ja liikutaan. Voidaan piirtää tai rakentaa Legoilla strategian tavoitteita metaforien kautta. Luovaa prosessia ei voi hallita, vaan toteutus on jatkuvaa improvisaatiota. Lauantaina yksi osallistuja kuiskasi korvaani, että nyt yleisö jäi istumaan takapenkkiin, joten heidät pitäisi nostaa ylös ja sekoittaa. Nappasin heti mainiosta ideasta kiinni ja pidimme kansanterveystauon:

 - ”Nouskaa ylös, etsi pari toiselta puolen salia ja kertokaa parille parhaat vinkkinne miten luoda me-henkeä uusien ja kokeneiden toimijoiden välillä.”

Vaikka yleisössä oli jo hitaammin liikkuvia, kaikki nousivat heti liikkeelle ja keskustelun porina täytti salin.

Tähän kevääseen on mahtunut useampi hankehakemus- ja strategiatyöpaja, työyhteisöjen työnjaon ja prosessien kehittämistä, kokonaan netin kautta vedettäviä etätyöpajoja valtakunnallisille verkostoille, kokeilemalla kehittämistä, ympäristökonfliktien hallintaa ja johtamisvalmennuksia. Huomenna menen taas Omniaan starttaamaan uutta järjestöjohtamisen erikoisammattitutkintoa, jossa pidän järjestöjohtamisen ja valmentavan johtamisen päiviä.
Lue lisää

Toisenlainen vuosikokous


Entä jos vuosikokouksesta saisi virtaa ja innostusta sekä vahvaa sitoutumista tulevan vuoden toimintaan?

Kolme vuotta sitten sata nuorta istui vuosikokouksessa toista tuntia kuuntelemassa muutaman asiankohdan sanamuotojen vääntöä. Nuoruutensa voisi käyttää toisinkin. Näin ajatteli myös tapahtumasta vastannut nuorisotoimikunta. He halusivat, että jokainen nuori pääsisi osallistumaan ja tapahtuma innostaisi, ei hyydyttäisi.

Niinpä seuraavana vuonna Punaisen Ristin nuorten vuosikokouksen työskentelymenetelmäksi valittiin open space. Työpajan alussa nuoret itse loisivat aiheet, joista keskustellaan. Mitään aiheita ei siinä suunnitella etukäteen. Teema nousi toimintalinjauksesta: tavoitteena oli jäsenmäärän tuplaaminen 2017 mennessä.

Tehtävänanto oli, että suunnitelkaa toimenpiteet, joilla saadaan uusia nuoria vapaaehtoisia mukaan toimintaan. Ja ne, joita kiinnostaa enemmän kannanoton kirjoittaminen tai sääntöjen viilaus, voivat keskittyä niihin. Keskustelua saa vaihtaa aina kun haluaa. Vähän järjestäjiä huoletti, että entä jos 100 nuorta eivät keksikään mitään?


Hetki, kun työskentely avattiin nuorille, oli jännittävä. Sata nuorta istuskeli piirissä ison salin reunoilla. Ensin sieltä nousi yksi aihe, sitten toinen ja lopulta oli toistakymmentä työpajaa. Osallistujat saivat valita mihin halusivat osallistua. Osallistu sinne, missä voit olla parhaiten hyödyksi. Jos jokin keskustelu ei anna sinulle enää mitään, vaihda seuraavaan.

Kaikilla mahdollisuus olla osana päätöksiä


Tuloksena oli valtava energia. Nuoret suunnittelivat toimenpiteitä sellaisella innolla, että sitä harvoin näkee vuosikokouksissa. Ja kaikki saivat äänensä kuuluviin. Jokainen tunsi olevansa mukana. Osa suunnitteli käytännön toimenpiteitä, osa kävi linjakeskusteluja, muutama valmisteli kannanottoa ja innokkaimmat pilkunviilaajat pääsivät sääntötyöpajassa intohimonsa äärelle. Nuorten kokemuksia voit lukea tiedotteesta.



Seuraavana vuonna tehtävänantoa tarkennettiin: suunnitelkaa kokeiluja, jotka voitte tehdä seuraavan parin kuukauden aikana. Nopeasti toteutukseen. Vuosikokouksessa nuoria puhutti se, kun Punaisen Ristin vastaanottokeskuksen työntekijöitä oli heitetty kivellä. Syntyi ajatus kannanotoksi. Ei kiviä -kannanotto suunniteltiin heti paikanpäällä, kuvattin ja laitettiin nettiin. Tekemisen toimintakulttuuri vahvistui.

Kannanotot ja työpajoissa toimenpiteiden muodossa syntyneet aloitteet hyväksyttiin virallisessa kokouksessa seuravana päivänä. Perinteinen kokous oli nopea muodollisuus. Suurin osa luottamushenkilöiden ajasta käytettiin toimintaan: yhteissuunnitteluun ja keskusteluun. Tuloksena oli sekä käytännön tekoja että vahva yhteisöllinen kokousviikonloppu.



Aloitteista nopeisiin kokeiluihin

Vuosikokouksessa oli tapana kirjoittaa iso kasa aloitteita, joihin kasattiin paljon muutostoiveita. Monessa järjestössä vuosikokousaloitteet jätetään keskustoimiston ja hallituksen harteille. Valitettavan usein ne katoavat mustaan laatikkoon ja niistä sitten raportoidaan se, mikä muistetaan vuoden päästä. Työntekijöillä saattaa olla vähän huono omatunto, kun ei ehtinytkään valmistella ja toteuttaa kaikkia ajatuksia. Vuosikokousedustajat saattavat olla pettyneitä, kun suuret toiveet eivät toteutuneetkaan.

Nyt tämä käännettiin toisinpäin. Kokouksessa suunniteltiin seitsemän nopeaa kokeilua uusien mukaansaamiseksi. Ne toteutettiin seuraavien parin kuukauden aikana ja niihin osallistui 330 uutta nuorta.

Kun osallistujat olivat itse suunnittelemassa toimenpiteitä, energia kantoi vielä kuukausia kokouksen jälkeen toteutukseen saakka. Sitoutuminen tapahtui open space -työpajan muutamien tuntien aikana.

Tämä ei poista rakenteellisempien ja isompien aloitteiden tarvetta. Ne voidaan suunnitella osana open spacea, hyväksyä ja toteuttaa entiseen tapaan. Pienten kokeilujen kautta on helpompaa levittää toteutus koko järjestökentälle.

Miten käytät yhteistä aikaa?

Kun vapaaehtoisten ja luottamushenkilöiden aika on yhä tiukemmalla, motivaatio ja jaksaminen mietityttää monessa järjestössä. Tarvitaan uusia, parempia keinoja käyttää yhteistä aikaa.

Vuosikokouksen jälkeen osallistujilta tulvi myönteistä palautetta sekä järjestäjille, että minulle. Tämä on tähän saakka ollut ainoa kerta, kun osallistujat ovat tulleet kiittämään ja halailemaan vielä viikkoja työpajan jälkeen. Tämä ei sinänsä ole ihme. Itseohjautuvuusteorian mukaisesti ihmisiä motivoi vapaus (autonomia), kyvykkyyden tunne ja yhteisöllisyys. Open space -työskentely mahdollistaa nämä kaikki.
A photo posted by SPR Varsinais-Suomen nuoret (@sprvsnuoret) on
Perinteinen kokous on toimiva keino päättää yksinkertaisista ja suoraviivaisista asioista. Isoissa kokouksissa aika menee muutamien ihmisten perättäisten puheenvuorojen kuunteluun. Jäsendemokratian kannalta on tärkeää, että jokainen tulee kuulluksi ja se harvoin toteutuu isoissa kokouksissa. Kuulluksi tulemiseen, innostamiseen, luovuuteen ja vahvaan sitoutumiseen on olemassa monia parempia menetelmiä. Open space on yksi innostusta vapauttava ja sitoutumista synnyttävä osallistava menetelmä.

Tämä voi toimia nuorilla, mutta entä aikuisilla?

Pari viikkoa tuon 2014 vuosikokouksen jälkeen vedin 100 osallistujan open spacen eläkkeelle jääneille opettajille. Erään osallistujan palaute oli:
"Alussa tuntui vähän sekavalta, mutta sait meidät mummotkin innostumaan!"
Open space toimii aina, kun aihe on osallistujille tärkeä ja heillä on siitä osaamista. Kuitenkin tärkeämpää kuin yksittäinen menetelmä on käyttää hyvin osallistujien aikaa ja valita siihen tarkoituksenmukaiset keinot.

Syyskokous tai kevätkokous open spacena?


Toimintasuunnitelmaan tulevia toiveita on helppo käsitellä open spacella. Toimintakertomuksen käsittelyn open spacella voisi aloittaa kysymyksellä: mikä on ollut parasta kuluneessa vuodessa tai parhaat kokemukset strategian toteutuksesta. Keskustelujen tulokset käsitellään osana normaalia vuosikokousta, aloitteiden, ponsien tai toimintasuunnitelman tapaan. Kun keskustelut ja tarvittava pilkunviilaus kiinnostuneiden kesken on käyty open space -osiossa, kokous sujuu nopeammin.

Käytä vapaaehtoisten aikaa mielekkäästi

Vapaaehtoiset haluavat käyttää niukan aikansa mielekkäästi. Keskusteluissa annetaan vertaistukea, innostutaan ja luodaan ystävyyssuhteita. Se kaikki innostaa, auttaa jaksamaan ja luo toimivaa yhteisöä.
Käytetään yhteinen aika vastuullisesti, parhaalla mahdollisella tavalla.

Lataa tästä itsellesi pikaopas open space soveltamisesta vuosikokouksiin.

Lataa tästä pikaopas open spacen kokouskäyttöön

Oli kyseessä sitten syyskokous tai kevätkokous, voi prosessista aina tehdä osallistavamman ja yhteisöllisemmän. Ota yhteyttä niin jutellaan miten tämä onnistuisi teillä.

Perehdy lisää osallistavaan johtamiseen ja itseohjautuvuuden vahvistamiseen: Art of Hosting: Miten vahvistaa itseohjautuvaa toimintaa kansalaisjärjestöissä? 2.-4.12.2016
Lue lisää

Työntekijät muutoksen tekijöiksi organisaatioraadilla


Organisaatioraadilla saadaan koko yhteisö mukaan ratkaisemaan miten organisaatio- tai toimintatapojen muutos kannattaisi tehdä. Sillä
  • saadaan koko yhteisö mukaan ongelmanratkaisuun ja toteutukseen
  • hyödynnetään hiljaista tietoa
  • luodaan tilaa keskustella huolista ja käsitellä ne rakentavasti
  • vähennetään muutosvastarintaa. 
Organisaatio- tai toimintatapojen muutokset ovat pirullisen monimutkaisia ilmiöitä, joihin ei löydy täydellistä ratkaisua. Osallistaminen mahdollistaa toimivimman ratkaisun löytämisen yhdessä.

"Muutoksessa henkilöstö haluaa useimmiten olla mieluummin tekijä kuin kohde, ja yleensä henkilöstölle onkin hyvä antaa mahdollisuus osallistua muutoksen valmisteluun ja toteuttamiseen." Onnistunut muutos, Ilmarinen
Organisaatioraati sopii isoihin työyhteisöihin, joissa koko henkilökuntaa ei voida irrottaa useiksi päiviksi pohtimaan muutoksen parasta toteutustapaa. Siinä kootaan noin 10-16 hengen raati pohtimaan ja luomaan näkemys muutoksen toteutuksesta. Organisaatioraadista on saatu hyviä tuloksia
muun muassa Vaasan keskussairaalan toiminnan kehittämisessä (Lyhyesti ja Suomen Lääkäri-lehden ei avoin artikkeli.)


Yllä oleva video kertoo wisdom council -mallin organisaatioraatista Swisscom-yhtiön muutosjohtamisen välineenä. Tässä on organisaatioraadin toteutuksen viisi vaihetta:

1) Valitse raatiin organisaatio pienoiskoossa

Jäsenet kannattaa valita kiinnostuneiden joukosta ja mahdollisimman eri puolilta organisaatiota: johtoa, keskijohtoa, asiantuntijoita ja työntekijöitä eri osastoilta tai toiminnoista. Näin saadaan eri näkökulmat  samaan keskusteluun.

Ryhmän työskentelyn kannalta oleellista on, että osallistujat haluavat olla mukana luomassa yhteistä näkemystä, vaikka heillä olisikin eriäviä näkemyksiä miten se pitäisi tehdä.  Tällä varmistetaan, että päätöksen vaikutukset saadaan arvioitua eri puolilta ja asiantuntijat sitoutumaan sen toteutukseen.

2) Raati luo esityksen muutoksen toteutuksesta

Kokemuksellinen tieto johtamisen voimavarana. Antti Jekunen, professori, ylilääkäri Vaasan onkologian klinikka
Raatilaiset keskustelevat ja puntaroivat muutoksen toteuttamista eri puolilta etsien toimivia ratkaisuja. He tietävät parhaiten miten heidän oma työnsä pitäisi järjestää, jotta se sujuisi hyvin. Raatilaisilla täytyy olla tiedossa toimintatavan idea, taustaselvitykset,, laskelmat tai pääsy lisätietoihin ja tilanteen asettamat rajat. Näiden sisällä heille annetaan mahdollisimman suuret vapaudet ja johdon tuki suunnitella työnsä kuten parhaaksi näkevät.

Tämä oman työn tuunaaminen yksilö-, tiimi ja yksikön toimintakulttuurin tasolla on keskeinen osa työssä jaksamisen ja työn imun vahvistamista.
Kun tilanteen monimutkaisuus alkaa avautua, keskustelu tuntuu jumittavan paikallaan ja alkaa tuntua tuskalliselta. Tässä tarvitaan taitavaa fasilitaattoria ohjaamaan ryhmä tuskaisen vaiheen läpi ratkaisuihin.

Työkaluksi tähän sopii järeään ongelmanratkaisuun käytetty dynaaminen fasilitointi. Sen avulla:

  • ratkeaa lähes kaikki ongelmat, vaikka se voikin viedä aikaa
  • auttaa kun koko porukka pitää saada kartalle siitä, mistä on kysymys,
  • luo kokonaiskuvan monimutkaisista tilanteista ja auttaa löytämään yhteisen toteutuksen

Ratkaisuehdotuksissaan raati nostaa esiin tärkeimmiksi kokemansa aiheet. Jos taustaselvitys on ollut hyvin tehty, raati saattaa muokata sitä vain vähän. Kiperissä tilanteissa raati voi parhaimmillaan luomaan vesitetyn kompromissin sijaan jotain uutta ja toimivampaa.

Syvällinen ymmärrys ja yhteisten ratkaisujen luominen vie paljon aikaa, noin yhdestä kahteen päivää. Tiiviimmän yhteisymmärryksen hyödyt näkyvät sitoutuneempana toteutuksena.

3) Raadin ehdotuksesta keskustellaan koko organisaation kanssa

Työyhteisön jäsenten on ymmärrettävä miksi ja miten muutos tehdään, joten raadin työn esittely ja siitä keskustelu on tärkeä osa muutosviestintää. Kehittämispäivässä raatilaiset esittelevät ehdotuksensa muulle henkilökunnalle.

Parannuskierroksella kerätään koko henkilökunnalta huolet ja kritiikki ja otetaan heidät mukaan ratkaisuehdotuksen tekemiseen. Toteutus voi olla esimerkiksi pienryhmätyöskentelynä puolen päivän työpajassa yhdistämällä world cafe -menetelmää ja dotmocracya tai open spacea.

4) Raati muokkaa ehdotustaan

Lopuksi raati muokkaa palautteen pohjalta esitystään työpajassa, jonka pituus on palautteen määrästä riippuen puolesta päivästä päivään. Lopputulos jätetään johdolle, joka tekee päätöksen.

5) Johto käsittelee ehdotuksen ja tekee päätökset

Johto saa henkilökunnalta arvokasta tietoa miten muutos kannattaisi toteuttaa, kun sille annetaan raadin tekemä ja koko henkilökunnan työstämä ehdotus. Raatilaisille ja henkilökunnalle on hyvä tehtävänannossa viestiä, että heiltä kerätään ideoita ja ehdotuksia, mutta johto viime kädessä päättää.

Organisaatioraatia kannattaa käyttää vain, kun johto lähtökohtaisesti luottaa ja on valmis kuuntelemaan työntekijöitä. Johdon kannalta organsiaatioraadissa annetaan pois valtaa ja ollaan valmiita kokemaan epävarmuutta, koska raadin työskentelyn tuloksia ei voi tietää etukäteen. Vastineeksi saadaan vahvempaa sitoutumista ja todennäköisesti toimivampia ratkaisuja.

Ota yhteyttä kun haluat toteuttaa organisaatioraadin


Olen toteuttanut organisaatioraadin eräässä työyhteisössä ja siitä lisää lähiaikoina. Lue myös vastaavanlaisen kansalaisraadin toteutuksesta Helsingin kaupunkisuunnitteluviraston kanssa pysäköintipolitiikasta. Kun haluat hyödyntää työntekijöiden osaamisen työyhteisön kehittämisessä tai vaikka toteuttaa osallistavan YT-prosessin, niin ota yhteyttä ja keskustellaan miten  raadin voisi toteuttaa organisaatiossasi. Ollaan yhteydessä!
Lue lisää

Voiko itseorganisoitumista johtaa? Open space vapaaehtoisjohtamisen työkaluna

Turvapaikanhakijavyöry on synnyttänyt lukuisia vapaaehtoisryhmiä, joissa ihmiset alkoivat itse koordinoida apua turvapaikanhakijoille. Samoin Pekka Haaviston presidentinvaalikampanjan toisella kierroksella syntyi innostuksesta ja ihmisten kohtaamisesta spontaaneja tapahtumia kuin sieniä sateella. Sellaisia, joiden ei pitänyt olla mahdollisia. Vuosia sitten hajonnut Ultra Bra ja monet muut huipputaiteilijat konsertoivat täpötäydessä jäähallissa ja Finlandia-kuoroesitys flashmob kaikui rautatieasemalla. Ympäri maata ihmiset musisoivat, askartelivat ja kehittivät satoja erilaisia luovia tapoja esittää kakkosen.

Mitään näistä ei kampanjaryhmässä oltu suunniteltu ja ohjeistettu. Silti ne ja paljon muuta tapahtuivat. Kahden viikon ajan ihmisten lämmin innostus sekä toimintatarmo tuottivat paljon sellaista, joka ei muuten olisi ollut mahdollista.

Jälkikäteen moni on minulle epäillyt, ettei sitä voi enää samanlaisena toistaa. Vai voisiko? Olen nähnyt samanlaisen innostuksen ja itseorganisoitumisen tuottavan tuloksia lukuisia kertoja pienemmässä mittakaavassa. Se on mahdollista. Sitä on tehty Suomessa paljon. Tarvitaan vain mahdollisuus innostua, keino löytää toiset samoista asioista innostuneet ihmiset ja katsoa mitä tapahtuu.

Yksi tapa tähän on Open space

Open Space is based in the belief that organizations and communities run on passion and responsibility. It allows groups of any size to self-organize around what they really care about to get things done.
Peggy Holman
Open spacessa hienointa on, miten se vapauttaa osallistujien innon ja toimintatarmon ja luo sitoutumista. Se on menetelmä ryhmien luovan energian ja toimintatarmon vapauttamiseen itseohjautuvasti. Se mahdollistaa ison ihmisjoukon keskittyvän samanaikaisesti eri aiheiden pohdintaan siten, ettei kenenkään tarvitse pitkästyä aiheeseen, joka ei häntä kosketa. Open space sopii hyvin vapaaehtoistoimintaan ja organisaatioihin, jotka toimivat sillä periaatteella, että ihmiset ovat innostuneita ja valmiita ottamaan vastuuta tekemisestään.

Näin se toimii

Open space aloitetaan isossa piirissä toivottamalla osallistujat tervetulleiksi ja kertomalla päivän teema. Termiä Open space ei välttämättä tarvitse käyttää, voi vain kertoa että tänään kokoustetaan vähän eri lailla. Mitään aiheita ei ole päätetty etukäteen. Kaikki on täysin avointa, kunnes osallistujat itse nostavat haluamansa aiheet esiin. Jokainen voi osallistua vain eniten kiinnostaviin keskusteluihin. Järjestelyissä on yksi laki ja neljä periaatetta:

Kahden jalan laki
  • Voit liikkua sinne, missä olet eniten hyödyksi. Vain palaverin vetäjällä on velvollisuus olla loppuun saakka paikalla.
Neljä periaatetta
  • Se joka tule, tulee. Paikalla ovat juuri oikeat ihmiset.
  • Se mitä tapahtuu on ainoa asia mitä voi tapahtua.
  • Se alkaa kun se alkaa.
  • Se loppuu kun se loppuu
Lisäksi on neljä roolia

Kokouksen ehdottaja
  • Ehdottaa aiheen, vetää kokouksen ja huolehtii että muistiinpanot tulee tehtyä.
Osallistuja

 Mehiläinen
  • Osallistuja, joka lentää palaveristä toiseen pölyttäen niitä levittämällä tietoa.
Perhonen
  • Kaunistaa tapahtumaa lennellen missä huvittaa.
Nämä ohjeet on hyvä laittaa näkyville.




Työjärjestyksen luominen tyhjästä ja kokousten perustaminen 

1. Jokainen, joka on kiinnostunut pitämään kokouksen omasta aiheestaa, käy hakemassa piirin keskeltä paperin ja tussin, kirjoittaa aiheen otsikon ja nimensä sille isoin kirjaimin ja esittelee sen muille.
Joskus voi kestää hetken, ennen kuin aiheita alkaa nousta.






Edellisen kuvan keltaisella seinällä on tällainen työjärjestystaulukko. Paikat voivat olla tuoliryhmiä, pöytiä, kahvila tai muita mukavia paikkoja. 

2. Aiheen ilmoittaja vie paperinsa työjärjestysseinälle haluamaansa  aika-paikka -kohtaan. Hän ottaa muistilapuksi itselleen liimalapun, jossa on paikan nimi. Ja seuraava ehdottaa aihetta.



 3. Työjärjestyksen luominen loppuu kun osallistujat eivät enää nosta uusia aiheita esiin.

4. Lopuksi ilmoittautudutaan kokouksiin. Osallistujat ryntäävät työjärjestysseinälle kirjoittamaan oman nimensä niihin kokouksiin, joihin haluavat osallistua. (Älä jää alle!)
Osallistujat voivat myös ehdottaa kokouksen pitäjälle aiheiden yhdistämistä tai siirtämistä eri aikaan tai paikkaan.

Kun osallistujat ovat ilmoittautuneet, voidaan siirtyä pitämään kokouksia. Havainnoi osallistujien innostusta, jolla he osallistuvat kokouksiin. Kokousten kesto voi vaihdella. Tunnissa ehditään jo syvällisempään keskusteluun. Pienissä aiheissa menetelmää voi käyttää parinkymmenen minuutin miniversiona. Koko prosessin kesto on jotain kolmesta tunnista kolmeen päivään.

Jos on tarpeen sopia työnjaosta, voidaan kokousten päätteeksi varata siihen aikaa. Kuka - mitä - milloin/mihin mennessä - mitä apua tarvitsen -taulukko toimii hyvin. 

Perinteisesti open space on tapana päättää puhuvan kepin seremoniaan. Osallistujat kokoontuvat piiriin ja puheenvuoro on aina sillä jolla on puhuva keppi. Kysymyksinä voi olla esimerkiksi "Kuinka saamme tämän innostuksen kantamaan tämän jälkeen" tai "keskustelujemme pohjalta minä..."
Kokousten muistiinpanot jaetaan osallistujille joko heidän lähtiessään tai vaikka sähköpostitse jälkikäteen.

Ihmetyttääkö?

Voiko se toimia? Voiko se toimia eläkeläisillä, nuorilla, lapsilla, työyhteisöillä? Voiko todella järjestää kokouksen, jossa mitään aiheita ei ole päätetty etukäteen? Eikö osallistujista tunnu turvattomilta? Entä jos mitään aiheita ei tule?


"Vähän tuntui aluksi sekavalta, mutta sait meidät mummontkin innostumaan", sanoi eräs eläkkeelle jäänyt opettaja open spacen jälkeen. "Mielenkiintoinen menetelmä, oletko käyttänyt tätä ennen?", kysyi erään kunnan johtava virkamies open spacen aikana. Olen käynnistänyt kymmeniä ja kymmeniä open spaceja. Aina se on toiminut, mutta parhaiten sen uskoo kun kokeilee itse.


Lyhyt video voi  selkeyttää ja pidempi ohjeistus auttaa. Peggy Holmanin opas kuvaa repliikkien tarkkuudella ohjeistusta. Lisää tietoa löytyy Open Space Worldista, Wikipediasta ja menetelmän kehittäjän, Harrison Owenin kirjasta Open Space Technology A User's Guide.

Menetelmää käyttäneet luottavat kovasti osallistujiin, että hyviä keskustelunaiheita on aina. Sellaisia, jotka johtavat innostaviin keskusteluihin, itseorganisoitumiseen ja vastuunottoon asioista, joista osallistujat todella välittävät.


Mihin tätä voi käyttää?

Open space sopii yhteisiin keskusteluihin, toiminnan suunnitteluun tai vaikka koulutuksiin. Eräässä yli neljänsadan osallistujan kokouksessa oli varattu puolitoista tuntia yleiskeskusteluun. Kun puheenvuoropyyntöjä oli 90, jokainen sai minuutin aikaa. Se ei ole enää keskustelua. Entä jos keskustelu olisikin käyty Open spacenä? Ihmiset olisivat päässeet innostuneisiin pienryhmiin käymään keskustelua juuri heitä kiinnostavasta aiheesta. Useampi olisi ehkä kuunnellut mitä puhuttiin.
Checkpoint Helsinki on kuulemma syntynyt Open spacella. Olen käyttänyt Open spacea toimiston suunnittelupäivän organisointiin, jossa toistakymmentä aihetta ja valtavasti ristikkäisiä kiinnostuksia. Järjestäjiltä olisi mennyt päivä osallistujien, aikojen ja aiheiden yhteensovittamiseen. Open spacea hyödyntämällä osallistujien joukkoälyä siihen meni ohjeistuksineen tunti.
Erityisen kutkuttavaa oli matkustaa Itävaltaan tapahtumaan, jonka ohjelmasta oli etukäteen tiedossa vain open space I, open space II jne. 
 

Open spacen merkitys vapaaehtoisjohtamiselle

Vapaaehtoiset toimivat jos heitä huvittaa. Vapaaehtoisjohtajan (puheenjohtaja, koordinaattori jne) tehtävänä on saada vapaaehtoiset innostumaan ja ottamaan vastuuta yhteisen tavoitteen saavuttamisesta. Yhä useammin vapaaehtoiset haluavat osallistua heitä kiinnostaviin teemoihin, käyttää siinä omaa osaamistaan ja toimia samasta asiasta kiinnostuneiden kanssa. Jonkun pitää mahdollistaa tämä.

Open spacen käynnistäjä asettaa teeman, auttaa verkostoitumaan ja päästää osallistujat tekemään niitä asioita, joista he ovat innostuneita ja valmiita ottamaan vastuun. Mitä muuta voi enää tarvita?

Sitten voi kysyä,  millaista johtamista tämä oikein on? Ja millaista on johtaminen, joka innostaa ihmisiä, saa heidät sitoutumaan, ottamaan vastuuta ja toimimaan? Tai tekemään asioita, joita he eivät uskoneet olevan mahdollista? Vapaaehtoisesti, ilman palkkaa.

Lue lisää
Tilaa: Blogitekstit (Atom)